Bildung aktuell 5/2023

Recht

Papier ist nicht mehr nötig Das digitale Klassenbuch zieht immer häufiger in den Schulen ein. Einige Fragen sind dabei zu klären.

nicht erteilt werden, wenn ein persönli ches dienstliches digitales Gerät für schulische Zwecke zur Verfügung ge stellt wird. Mit der Aushändigung eines Dienstgerätes erlischt eine bereits er teilte Genehmigung. Eine Nutzung beider Geräte ist nicht zulässig. Klassenbücher dürfen seit der Strei chung des Wortes ‘zusätzlich’ im § 4 Abs. 5 VO-DVI im Jahr 2017 auch aus schließlich digital geführt werden, die Papierform daneben ist nicht mehr zwingend erforderlich. Daher reicht beispielsweise der digitale Eintrag ei ner Unterrichtserteilung als Nachweis für dessen Erteilung durch die jeweili ge Lehrkraft aus. Auch der Aufbewah rungspflicht von zehn Jahren wird durch die Speicherung eines digitalen Klassenbuches nachgekommen. Das Klassenbuch ist, gleich ob digital oder in Papierform, ein internes schuli sches Dokument, in welchem perso nenbezogene Daten der Schüler und Schülerinnen enthalten sind, wie zum Beispiel Fehlzeiten und auffälliges Ver halten. Einen Zugriff auf diese Infor mationen haben nur die Personen, für die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben er forderlich ist (s. §§ 120ff Schulgesetz NRW). Hierzu zählen die Eltern nicht. Abschließend bleibt darauf hinzuwei sen, dass es sich bei dem digitalen Klassenbuch um eine digitale Arbeits- bzw. Kommunikationsplattform nach § 8 Abs. 2 Schulgesetz NRW handelt. Demzufolge entscheidet die Schul konferenz nach § 65 Abs. 2 Nr. 6 Schul gesetz NRW über die Nutzung.

von Jutta Elten >> Rechtsreferentin

E-Mail: recht@phv-nw.de

Da der jeweilige Schulträger für die Ausstattung der Schulen zuständig ist, erfolgt die Anschaffung eines digitalen Klassenbuches in Absprache mit ihm. Das digitale Klassenbuch ist ein soge nanntes ‘automatisiertes’ Verfahren und die datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen erfüllt werden. Es muss sicher gestellt sein, dass die Schule der ‘Be stimmer’ über die ihr zur Verfügung ge stellten Daten und deren Verarbeitung ist und bleibt. Die Verfahren zur Verar beitung der personenbezogenen Daten sind in einem Verzeichnis der Verarbei tungstätigkeiten zu dokumentieren (Art. 30 DSGVO). Alle wesentlichen Angelegenheiten sind darin festzuhal ten. Hierunter fallen zum Beispiel die verarbeiteten Daten, Zugriffsberechtig te, Löschfristen und Rechtsgrundlagen. Soll ein System eingesetzt werden, welches bei einem externen Dienst leister auf schulexternen Servern oder einer Cloud betrieben wird, muss die Schulleitung eine Auftragsverarbei tung mit dem betreffenden Dienstleis ter vereinbaren (Art. 28 DSGVO). Besonders wichtig ist es, Sorge für

Backup- und Wiederherstellungs- sowie Archivierungsverfahren zu tragen und gegebenenfalls mit dem Dienst leister zu vereinbaren, um einem Da tenverlust zum Beispiel im Falle eines Absturzes des Servers vorzubeugen. Einige digitale Klassenbuchsysteme eröffnen die Möglichkeit, über eine App Zugriff nehmen zu können. Die Schulleitung kann den Lehrkräften die Nutzung privater Endgeräte für dienst liche Zwecke genehmigen. Diese Ge nehmigung ist schriftlich zu erteilen (§ 2 Abs.2 S.1 VO-DVI). Sie darf jedoch Immer häufiger wird das Klassen buch in digitaler Form genutzt. Die klassische Buchform wird zusehens seltener. Jedoch gibt es bei der digi talen Form einige Fragen zu beant worten.

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